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Hier finden Sie unsere zahlreichen Standorte rundum Rhenus. Sie können zwischen Ländern, den dazu gehörigen Standorten, Geschäftsbereichen, sowie Standorten in Ihrer Nähe wählen.

Digitalisierung von Dokumenten

Digitalisierung von Dokumenten

Der schnelle und problemlose Zugriff auf wichtige Unterlagen stellt einen wichtigen Bestandteil jedes erfolgreichen Betriebs dar. Dabei sind die Dokumente oft in verschiedenen Abteilungen vorhanden und werden gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet. In solchen Fällen können redundante Kopien der gleichen Akte entstehen, was die Datensicherheit negativ beeinträchtigen kann.

Riskieren Sie nicht, dass Ihre Akten verloren gehen oder in die Hände von Unbefugten gelangen. Nutzen Sie die Digitalisierung von Dokumenten der Rhenus Document Services GmbH, um Ihre Unternehmensdaten zu schützen und die internen Aktenprozesse zu verbessern.

Was versteht man unter Digitalisierung von Dokumenten?

Die Digitalisierung von Dokumenten hat das Ziel, alle im Unternehmen bestehenden Akten in die elektronische Form zu bringen, sodass diese in einem System als Dateien vorliegen.

Hierfür werden Unterlagen jeglicher Art wie Akten, Pläne, Belege, Rechnungen, etc. eingescannt und indexiert. Diese können dann von allen Mitarbeitern ortsunabhängig abgerufen und bearbeitet werden.

Ihre Vorteile bei der Digitalisierung von Dokumenten

Entscheiden Sie sich, Ihre Akten zu digitalisieren, so können alle Ihre Abteilungen effizienter arbeiten und wertvolle Zeit sparen. Dabei ergeben sich für Sie folgende Vorteile:

Erhöhung der Datensicherheit durch Zugriffverwaltung

Der Archivverantwortliche kann mithilfe der Zugriffverwaltung bestimmten Mitarbeitern verschiedene Rechte erteilen, die ihren Umgang mit den Akten regeln. So können beispielsweise einzelne Mitarbeiter die Akten lesen, aber nicht bearbeiten.

Erhöhung der Datensicherheit durch Zugriffverwaltung

Der Archivverantwortliche kann mithilfe der Zugriffverwaltung bestimmten Mitarbeitern verschiedene Rechte erteilen, die ihren Umgang mit den Akten regeln. So können beispielsweise einzelne Mitarbeiter die Akten lesen, aber nicht bearbeiten.

Kostenersparnis durch fehlende Transport- und Lagerkosten

Lassen Sie Ihre Akten digitalisieren, so können Sie mit einer großen Kostenersparnis rechnen. Hierbei entfallen die Transportkosten, da die Unterlagen nicht mehr von Standort zu Standort transportiert werden müssen. Außerdem müssen die Akten nicht mehr betriebsintern gelagert werden, sodass Sie an Lagervolumen sparen können.

Ortsunabhängiger Zugriff

Die Digitalisierung von Dokumenten sorgt dafür, dass die Unterlagen zentral in einem System gelagert werden und nicht mehr transportiert werden müssen, falls Sie sich diese ansehen wollen. Dies beschleunigt die Prozesse, da die jeweiligen Mitarbeiter nicht mehr nach den Akten suchen müssen.

Umfangreiche Suchfunktionen durch Indexierung

Akten zu digitalisieren, bringt einen wichtigen Vorteil mit sich, den die analogen Aktenbestände nicht bieten können. Bei der Erfassung werden Ihre Unterlagen vollständig indexiert, sodass eine umfassende Suche ermöglicht wird. Auf diese Art und Weise können Sie die Akten schneller finden.

Beseitigung redundanter Daten

Bei der Digitalisierung von Dokumenten besteht keine Gefahr, dass mehrere Kopien einer Akte entstehen, so wie man es bei analogen Unterlagen kennt. Mehrere Kopien einer Akte werden verhindert, sodass eine saubere Aktenstruktur nicht beeinträchtigt wird.

Schutz vor Datenverlust

Sind die analogen Akten oft in Gebrauch, so besteht die Gefahr, dass sie von einem Mitarbeiter entnommen werden und nicht mehr am gleichen Ort vorzufinden sind. Im schlimmsten Fall können diese an Dritte gelangen und Ihrem Unternehmen Schaden zufügen. Lassen Sie Ihre Akten digitalisieren, so entfällt dieses Problem, da die Unterlagen in einem System sicher gelagert werden.

Rhenus Document Services GmbH bietet Ihnen Leistungen rund um die Digitalisierung von Dokumenten. Überzeugen Sie sich selbst von dem papierlosen Büro und kontaktieren Sie uns jetzt, um mehr zu erfahren.

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