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Elektronische Personalakte

Die Personalakten in Ihrem Unternehmen benötigen viel Platz? Dabei verliert Ihre Personalabteilung kostbare Zeit mit der Suche nach wichtigen Daten? Haben Sie sich Gedanken gemacht, ob Ihre Personalakten sicher gelagert sind? Ist dies nicht der Fall, so besteht die Gefahr, dass die Daten an Unbefugte gelangen und Ihrem Unternehmen einen großen Schaden verursachen.

Nutzen Sie die elektronische Personalakte von Rhenus Document Services, um all diese Unannehmlichkeiten zu verhindern und Ihre internen Unternehmensprozesse zu verbessern.

Interne Personalprozesse optimieren

Merkmale einer elektronischen Personakte

Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Arbeitnehmer, so kennen Sie bestimmt die Flut von Daten, die dabei entsteht. Kontaktdaten, Gehaltsinformationen, Urlaubsdaten, Schriftverkehr und E-Mails sowie Aus- und Fortbildungsinformationen sorgen dafür, dass die Personalakten der jeweiligen Mitarbeiter unkontrollierbar wachsen und schnell an Übersichtlichkeit verlieren.

Digitalisieren Sie Ihre Personalakten, so verschaffen Sie sich einen Überblick über alle anfallenden Mitarbeiterdokumente. Dazu können Sie die effiziente Suche nutzen, um alle erforderlichen Personalakten per Knopfdruck aufzurufen und diese beispielsweise bei einem Mitarbeitergespräch schnell vorliegend zu haben.

Außerdem gewinnen Sie mit der elektronischen Personalakte mehr Transparenz über Stellenstrukturen in Ihrem Unternehmen. Damit sehen Sie, an welchen Stellen noch Optimierungspotenziale liegen, sodass Sie auf diese schnell reagieren können.

Wie die elektronische Personalakte funktioniert

Bevor wir mit der Erstellung Ihrer elektronischen Personalakte anfangen, setzen wir uns mit Ihrem Personalarchivverantwortlichen in Verbindung, um von allen Besonderheiten Ihres Archivsystems zu erfahren. Somit stellen wir sicher, dass bei der Digitalisierung alle Informationen erfasst werden und dass Ihre internen Aktenstrukturen nicht verloren gehen. Dabei gleichen wir ständig die digitalisierten Datenbestände mit den vorhandenen Personalakten ab. Schließlich sollen Ihre Mitarbeiter mit der elektronischen Personalakte genauso gut arbeiten können wie mit den analogen Akten.

Aus diesem Grund werden die Unterlagen nach Ihren Vorgaben indexiert, sodass sie über eine umfangreiche Suchfunktion problemlos wiedergefunden werden können.

Der Digitalisierungsprozess stellt dabei keinen hohen Aufwand für Sie dar. Ihre Personalakten werden fortlaufend digitalisiert und indexiert. Dabei wird der Betriebsablauf in Ihrem Unternehmen nicht beeinträchtigt. Somit lassen sich auch zurzeit genutzte Akten problemlos in den digitalen Bestand aufnehmen.

Ihre Vorteile bei der Nutzung einer elektronischen Personalakte

Entscheiden Sie sich für die Optimierung Ihrer internen Personalprozesse mit unseren Leistungen, so können Sie die Routineaufgaben im Unternehmen beseitigen und von folgenden Vorteilen profitieren:

  • Kostenersparnis durch Reduzierung des Archivbestands
  • Reduzierung der Transportkosten - Ihre Akten sind von jedem Ort aus, abrufbar
  • Schneller Zugriff auf einzelne Dokumente durch übersichtliche Aktenstrukturen und ausführliche Suchfunktion
  • Verbesserung der Datensicherheit durch den Einsatz von Zugriffsberechtigungen
  • Schutz vor Datenmanipulation und Dokumentenverlust
  • Gleichzeitige Bearbeitung  von mehreren Nutzern möglich
  • Problemlose Integration mit Ihren bestehenden ECM-, DMS-, ERP-Systemen und Workflowtools
  • Alle Akten werden auf dem neuesten Stand gehalten – mögliche Redundanzen entfallen

Setzen Sie auf den Experten in Sachen Digitalisierung und Aktenverwaltung. Mit Rhenus Document Services erstellen Sie elektronische Personalakten für alle Ihre Mitarbeiter. Dabei legen wir einen besonders hohen Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten.

Stellen Sie schon jetzt eine Kontaktanfrage und lernen Sie unsere Lösungen kennen.

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