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Hier finden Sie unsere zahlreichen Standorte rundum Rhenus. Sie können zwischen Ländern, den dazu gehörigen Standorten, Geschäftsbereichen, sowie Standorten in Ihrer Nähe wählen.

  • Digitalisierung - Scanservice

Scanservice - Dokumente digitalisieren

Sie sind bereit für den Umzug von analogen Aktenstrukturen in das papierlose Büro?
Dabei sind Sie sich nicht sicher, wie Sie den Prozess am besten gestalten? Haben Sie die Befürchtung, dass während Sie Ihre Akten scannen, die Arbeit in Ihrem Betrieb beeinträchtigt wird?

Akten scannen und zu dem papierlosen Büro wechseln

Der Scanservice der Rhenus Document Services GmbH bietet Ihnen eine professionelle Abwicklung bei allen Leistungen rund ums Akten scannen. Dabei unterstützen wir Sie bei der richtigen Erfassung und Digitalisierung Ihrer Dokumente, sodass der Umzug ins digitale Archiv sich möglichst problemlos für Sie gestaltet.

Warum Sie den Scanservice nutzen sollten

Analoge Akten stellen einen wichtigen Bestandteil jedes Unternehmens dar. Doch mit steigender Menge an Unterlagen wächst auch der Aufwand bei der Aktenverwaltung. Personalakten, Kreditakten, Bauakten, Steuerakten und Rechnungen müssen schnell auffindbar sein, sodass die dazugehörigen Prozesse flüssig ablaufen können.

Lassen Sie Ihre Akten scannen, beschleunigen Sie viele betriebliche Abläufe, da Ihre Mitarbeiter einzelne Aufgaben noch schneller bearbeiten können.

Akten scannen – wie sieht der Prozess aus?

Unser Scanservice ermöglicht Ihnen eine reibungslose Abwicklung bei dem Umzug in das papierlose Büro. Dabei unterstützen wir Sie bei allen Vorbereitungen, damit Ihre Akten nach möglichst kurzer Zeit in digitaler Form zur Verfügung stehen. Auf Wunsch, scannen wir die Akten auch bei Ihnen vor Ort.

  • Ihre Akten, Ordner und ähnliche Unterlagen werden von Rhenus Document Services abgeholt und in sicheren Transportcontainern zu einer Archivierungseinrichtung gebracht.
  • Unser Scanservice ermöglicht es Ihnen, Akten in allen Größen und Formaten zu scannen – von C7 bis A0, von Lieferscheinen bis hin zu Bauplänen.

Sie müssen sich dabei keine Sorgen machen, dass Ihre wichtigen Unterlagen bei dem Scanprozess nicht erfasst werden.

  • Die Akten werden sowohl in schwarz-weiß als auch in Farbe eingescannt
  • Unser Scanservice erkennt leere Seiten sowie andere Unreinheiten und entfernt diese, damit eine saubere Aktenstruktur gewährleistet bleibt
  • Akten scannen bedeutet auch, Ihre Unterlagen sinnvoll zu strukturieren. Hierfür werden die Akten nach Ihren Vorgaben indexiert, damit die höchste Übersichtlichkeit und schnelle Recherchemöglichkeiten möglich sind.
  • Bei der Übergabe können Sie sich für das beste Format entscheiden. Zur Wahl stehen Ihnen beispielsweise die PDF-, TIFF- und JPG-Formate. Die Indexdaten erfolgen je nach Bedarf im XML-, TXT-, Access- oder Excel-Format.
  • Scannen Sie Ihre Akten, so können diese erfolgreich in alle gängigen ECM-, DMS-, ERP-Systeme sowie andere Workflowtools integriert werden. Alternativ kann die Übergabe auf einem Datenträger erfolgen.
  • Am Ende des Prozesses werden die Akten zu Ihnen zurückgebracht. Wünschen Sie sich eine Datenschutzkonforme Aktenvernichtung, so können Sie damit unsere Schwestergesellschaft beauftragen.

Der Scanservice wird von geschultem Personal durchgeführt. Jeder Schritt in dem gesamten Prozess wird dokumentiert und kann von Ihnen jederzeit eingesehen werden.

Setzen Sie auf den Experten im Bereich Digitalisierung und Aktenerfassung und lassen Sie Ihre Akten scannen, um von allen Vorteilen des papierlosen Büros zu profitieren. Rhenus Document Services unterstützt Sie bei dem gesamten Prozess und berät Sie gerne bei allen Fragen zum Thema Scanservice. Stellen Sie schon jetzt eine Kontaktanfrage und erfahren Sie mehr zu unseren Lösungen.

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