Digitale Dokumentenarchivierung
Warum eine revisionssichere Lösung unverzichtbar ist
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, geschäftskritische Dokumente, E-Mails und E-Rechnungen gesetzeskonform und langfristig aufzubewahren. Eine revisionssichere Archivierungssoftware stellt sicher, dass alle Daten manipulationssicher und nachvollziehbar gespeichert werden.
Standardlösungen wie Outlook-Ordner (Exchange Server) oder ERP-Systeme erfüllen diese Anforderungen häufig nicht und bieten keine umfassende revisionssichere (E-Mail-) Archivierung.
REMONDIS Cloud Archiv: Das revisionssichere Dokumentenmanagementsystem
Das REMONDIS Cloud Archiv ist eine innovative Archivierungssoftware, ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem, die Unternehmen dabei unterstützt, digitale Unterlagen sicher und effizient in der Cloud abzulegen und zu archivieren. Als VOI-CERT-zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem gewährleistet sie eine DSGVO-konforme Speicherung und einfache Handhabung.
Digital archivieren mit maximaler Transparenz und Effizienz
Das REMONDIS Cloud Archiv erleichtert das digitale Archivieren geschäftlicher Dokumente durch automatisierte und prozessorientierte Workflows und eine intuitive Benutzeroberfläche. Besonders die Archivierung von E-Mails, E-Rechnungen oder sensiblen Dokumenten wie Personalakten aber auch andere Unternehmensdokumente z.B. Bauplänen erfolgt effizient und nachvollziehbar in der revisionssicheren Cloud.
Durch dauerhafte Innovation und modular erweiterbaren Bausteinen liegt eine State-of-the-Art Technologie vor. Wir garantieren Ihnen eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit, da die digitalen Daten sowie der Zugriff systematisch dokumentiert werden.
Optimierte Verfahrensdokumentation mit Unterstützung des REMONDIS Cloud Archives
Mit der Einführung der GoBD im Jahr 2015 wurden die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zur gesetzlichen Pflicht. Dieser Prozess ist jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden. Das REMONDIS Cloud Archiv bietet eine effiziente Lösung, um diesen Aufwand zu minimieren.
Das revisionssichere Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine automatisierte und standardisierte Erstellung der Verfahrensdokumentation. Dadurch werden nicht nur Qualität und Sicherheit optimiert, sondern auch die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt. Zudem erlaubt das REMONDIS Cloud Archiv eine abteilungsübergreifende Abfrage relevanter Daten, wodurch die betriebliche Effizienz nachhaltig gesteigert wird.
Durch den automatisierten Prozess wird außerdem die Fehleranfälligkeit im Vergleich zur manuellen Dokumentation signifikant reduziert.
E-Rechnungs-Pflicht sicher erfüllen – mit dem Rhenus Cloud Archiv
Mit dem REMONDIS Cloud Archiv sind Sie optimal auf die E-Rechnungs-Pflicht vorbereitet. Unsere Lösung unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD-Formate und gewährleistet eine sichere, revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung.
Dank automatisierter Verarbeitung und nahtlose Integration in Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse, sparen wertvolle Zeit und reduzieren Fehler. So bleiben Sie gesetzeskonform, effizient und zukunftssicher in der digitalen Geschäftswelt.
Archivierung & Verwaltung
- Ein Archiv für alle Dokumente (Ablage & Bearbeitung)
- Automatische, dienstbasierte Datei- und Ordner-Archivierung
- Serverbasierte E-Mail-Archivierung
- Versionierung der Dokumente
- Verschiedene Logging-Level
- Integrierte Dokumentenanzeige
- Indexierung von Volltexten, Feldern & Anhängen
- IT-Verzeichnis: IT-Ressourcen übersichtlich verwalten
Sicherheit & Datenschutz
- ISO 27001 und BSI C5 zertifizierte, deutsche Rechenzentren (Cloud basiert, TIER3)
- Zertifiziert nach VOI-CERT-Regularien: Revisionssicherheit nach HGB, AO und GoBD
- Manipulationssicherheit
- Datenschutzgerechter Einsatz gemäß den Kriterien „PK-DML ready“
- DSGVO-konform
- Verschlüsselte Kommunikation
- 2-Faktor-Authentifizierung
Verfahrensdokumentation
- Online-Formulare zur schnellen und einfachen Sammlung von Daten und das Verwalten von Verfahrensdokumenten.
- Internes Kontrollsystem und Prüfprotokolle sorgen für die kontinuierliche Aktualität und automatische Dokumentation.
- Mitarbeiter erhalten Updatelinks mit entsprechenden Aufgaben zur Anpassung von Informationen.
- Rechte- und Rollenkonzept nach Fachabteilungen, sodass auch Änderungen im Vier-Augen-Prinzip freigegeben werden.
Effizienz
- E-Rechnungen: Übersichtliche Darstellung & Workflowbearbeitung
- Wiedervorlagen: Funktion zur Erstellung von Erinnerungen und Fristen zur Nachverfolgung
- Korrespondenz: Zentrale Verwaltung & Verfolgung von Schriftverkehr
- Verknüpfung zu datenführenden Anwendungen (WWS, ERP- /CRM-Systeme)
- Standardisierung: Vorlagen, um einheitliche Dokumentenformate zu verwalten
Sicherheit & Datenschutz
- ISO 27001 und BSI C5 zertifizierte, deutsche Rechenzentren (Cloud basiert, TIER3)
- Zertifiziert nach VOI-CERT-Regularien: Revisionssicherheit nach HGB, AO und GoBD
- Manipulationssicherheit
- Datenschutzgerechter Einsatz gemäß den Kriterien „PK-DML ready“
- DSGVO-konform
- Verschlüsselte Kommunikation
- 2-Faktor-Authentifizierung
Workflow für Arbeitsabläufe
- Geschäftsprozesse rollenbasiert übersichtlich und leicht handhabbar gestalten
- Aktive Unterstützung von Arbeitsabläufe wie Rechnungsfreigaben, Genehmigungen, Kontrollen und Kenntnisnahmen
- Bausteine für gängige Aktionen wir Abfrage von Entscheidungen, Überwachung von Fristen, automatischer Versand von E-Mails
Dokumentenarchivierung in der Cloud: Sicher und jederzeit verfügbar
Mit der Dokumentenarchivierung des REMONDIS Cloud Archivs profitiert Ihr Unternehmen von höchster Sicherheit und Flexibilität. Die digitale Ablage bleibt durch präzise Filter- und Suchfunktionen stets zugänglich, während alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
Setzen Sie auf das REMONDIS Cloud Archiv und archivieren Sie Ihre Dokumente rechtssicher und effizient.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Unsere Experten beraten Sie gerne. Auch zu physischen Archiven!
Fragen und Antworten zur revisionssicheren Archivierung
Ein Cloud Archiv ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente, reduziert den Verwaltungsaufwand und unterstützt eine sichere Aufbewahrung geschäftsrelevanter Daten. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer skalierbaren Lösung für die digitale Archivierung und einer hohen Verfügbarkeit ihrer Dokumente.
In einem Cloud Archiv lassen sich unterschiedlichste Dokumente revisionssicher speichern, darunter E-Mails, E-Rechnungen sowie allgemeine Geschäftsunterlagen. Eine professionelle digitale Archivierung sorgt dabei für schnelle Suchmöglichkeiten und einen strukturierten Zugriff auf alle Informationen.
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