PERSONALAKTEN DIGITALISIEREN UND HR 2.0 STARTEN

Ressourcen gezielt einsetzen und nutzen.

 

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Digitale Verarbeitung von Personalakten

Die Digitalisierung Ihrer Personalakten gehört zu unseren Hauptkompetenzen

In den letzten Jahren sorgte die Verlagerung von Arbeitsplätzen in das Home-Office oder Angebote wie Work-Vacation für einen steigenden Bedarf an digitalen Personalakten. Daher gewinnt auch das Thema papierloses Büro immer mehr an Bedeutung. Im Zuge der Einführung einer elektronischen Personalakte werden die physischen Bestandsakten digitalisiert, um sie in die neue Software zu übertragen. Personalabteilungen verfügen meist nicht über die nötigen Ressourcen und Ausstattungen. Zusätzlich gibt es eine Reihe von Datenschutz- und Mitbestimmungsauflagen, die beachtet werden müssen und weitere Herausforderungen darstellen. Rhenus Docs to Data arbeitet über Kooperationen mit führenden Softwareherstellern, um dem Anwender eine auf seine Software angepasste Verarbeitung der Bestandsakten zu ermöglichen.

Personalakten scannen mit einem Hochleistungscanner

Vertrauen Sie dem Profi

Durch jahrelange Erfahrungen und zahlreiche Projekte in diesem Themengebiet hat Rhenus einen hohen Spezialisierungsgrad entwickelt, von welchem neue Anwender profitieren. Unsere Prozesse sind zertifiziert, wir achten auf die strenge Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und speichern Ihre Daten vorübergehend bis zum Projektabschluss in unseren eigenen Rechenzentren in Deutschland. Durch unser ausgewiesenes und umfangreiches Partnernetzwerk, können wir die wichtigsten und gängigsten Schnittstellen sowie Softwaremodule bedienen.

 

Einführung: DIGITALISIERUNG VON PERSONALAKTEN

Die ersten Schritte: Um die Einführung Ihrer digitalen Personalakte effizient abzubilden, sind für uns Vorbereitungsschritte von hoher Bedeutung. Wir beraten Sie früh vor Auftragserteilung und helfen bei der Erstellung einer digitalen Aktenstruktur. 

Danach organisieren wir einen Kick-off-Workshop, um die weiteren Vorgehensweisen zu besprechen. Außerdem präsentieren wir Ihnen die Ergebnisse einer ersten Musterverarbeitung, um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu geben, wie Ihre Akten nach dem Digitalisierungsprozess aussehen. Wenn das Ergebnis stimmt und es keine Änderungswünsche mehr gibt, wird der weitere Aktenbestand gescannt und digitalisiert.

 

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Frau bereitet Personalakten zum scannen vor.

Vorteile der digitalen Personalakte

Dezentrale Verfügbarkeit

Immer und überall verfügbar: Schaffen Sie eine neue Art der Flexibilität für sich und Ihre Mitarbeiter. Durch die gescannten Akten ist eine digitale Aktenstruktur und folglich eine Bearbeitung von überall möglich. Durch Zugriffsregelungen kann die Sicherheit der digitalen Personalakten gewährleistet werden.

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Kürzere HR-Prozesse

Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und sorgen Sie für kürzere und schnellere Prozesse mit einer digitalen Aktenstruktur.

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Datenschutzkonform

Im Umgang mit sensiblen Daten müssen die Datenschutz-Anforderungen beachtet werden. Rhenus Docs to Data ist sich der Verantwortung bewusst und gewährleistet die Sicherheit während des ganzen Projektes. 

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Ablauf des Projektes

Wir unterstützen Ihre Projekte ganzheitlich und bringen Sie schnell an den Start. Durch unser weites Standortnetz haben wir viele Kapazitäten und können daher Projekte jeder Größe problemlos abwickeln. Dabei gehen wir auf Ihre Anforderungen ein und verantwortungsvoll mit Ihren Daten um. Um die Digitalisierung Ihrer Personalakten schnell und sicher abwickeln zu können, setzen wir auf Hochleistungsscanner. Hierdurch gewährleisten wir, dass selbst eine große Menge an Personalakten zeitig gescannt werden kann. Nach der Digitalisierung können wir uns auch weiterhin um Ihre Personalakten kümmern. Liegen diese digital vor, können die physischen Akten entweder vernichtet (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) oder eingelagert werden. Auch hier steht Ihnen Rhenus gerne als Ihr erfahrener Partner zur Seite.

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Datenschutz für die digitale Personalakte

Personalakten beinhalten hochsensible Daten und müssen daher mit besonderer Sicherheit verarbeitet werden. Wir gehen vertrauensvoll mit Ihren sensiblen Daten um und gewährleisten die vollständige Sicherheit während des ganzen Projektes. Wir verfügen über alle nötigen Zertifikate sowie verschiedene Schutzklassen. 

Datenschutz Personalakte

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Dann kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne.

info.ros@rhenus.com 0800 100 39 35

Ihre Vorteile mit Rhenus

  • Kompetente Begleitung durchs Projekt – ein Ansprechpartner für alles
  • Komplette Vorarbeit wird geleistet (Entklammern, Glätten, etc.)
  • Einsatz von modernsten Scan-Softwareverfahren
  • Rhenus bildet die Schnittstelle zu den Softwareanbietern
  • Hohe Expertise in der Dokumententyp-Erkennung
  • Akten können nach der Digitalisierung auf Wunsch archiviert oder vernichtet werden
  • Deutschlandweit vertreten
  • Umsetzung durch ausnahmslos eigene Gesellschaften
Rhenus Vorteile

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